為企業(yè)提供最專業(yè)文檔管理解決方案—做企業(yè)私有云盤,積累知識(shí)財(cái)富HOLA文檔管理系統(tǒng)基于知識(shí)管理理念而研發(fā)的一套用于文檔管理、知識(shí)管理的軟件系統(tǒng)，解決文檔分散、文檔傳遞不可控的根本原因，幫助企業(yè)構(gòu)建集中的海量文檔管理平臺(tái)，對(duì)文檔進(jìn)行全生命周期管理。

為企業(yè)搭建功能強(qiáng)大的文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)共享平臺(tái)，一站式滿足文件存儲(chǔ)與管理、協(xié)同分享、移動(dòng)辦公等不同的業(yè)務(wù)需求。

打造安全、高效、便捷的文件使用環(huán)境，幫助企業(yè)節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，優(yōu)化管理流程，提升業(yè)務(wù)處理效率。

集中管理 在線管理所有類型文檔，快速匯總分發(fā)，上傳文件大小不設(shè)限，還能在線預(yù)覽辦公文檔及圖紙、圖片； 無(wú)需手動(dòng)操作，支持將客戶端文檔自動(dòng)備份到企業(yè)云盤，保留文檔的歷史版本，隨時(shí)恢復(fù)誤改、誤刪文件； 多種檢索模式，支持關(guān)鍵詞搜索、文檔分類檢索、元數(shù)據(jù)檢索等，支持用戶在海量數(shù)據(jù)中快速查找； 支持存儲(chǔ)空間按需分配、彈性擴(kuò)容，多重容災(zāi)備份、硬盤加密存儲(chǔ)、避免數(shù)據(jù)存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

文檔安全管理 維護(hù)文檔的多級(jí)權(quán)限體系，可設(shè)置文檔的只讀、下載、拷貝、編輯、打印等權(quán)限，支持對(duì)非權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行借閱； 工作過程中的所有信息，都將自動(dòng)匯聚到云存儲(chǔ)之中，并且有嚴(yán)格的授權(quán)保護(hù)以及完整的訪問記錄，安全可靠，永不丟失； 支持多工作區(qū)管理，可以為業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立的各個(gè)事業(yè)部設(shè)置相對(duì)獨(dú)立的工作區(qū)，保證業(yè)務(wù)的獨(dú)立性； 多級(jí)訪問權(quán)限、兩級(jí)回收站、系統(tǒng)審計(jì)日志和統(tǒng)計(jì)報(bào)告，讓企業(yè)云盤安全、可控、可追溯。

超大文件極速傳遞 用戶可制作文檔的安全鏈接，發(fā)送給同事或企業(yè)外的第三方，降低了文檔在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸量，并提高了文檔的安全性； 鏈接可設(shè)置訪問密碼和有效期，設(shè)置權(quán)限為只讀、下載或打印，以及允許操作的次數(shù)，云平臺(tái)會(huì)保留文檔的操作日志； 可將公開的文檔發(fā)布到企業(yè)網(wǎng)站，無(wú)需帳號(hào)密碼，即可匿名訪問特定的文檔或文件夾； 安全鏈接與郵件、短信、即時(shí)通訊工具有機(jī)整合，自動(dòng)發(fā)送云盤消息。

移動(dòng)辦公 支持Android、iOS、Windows等多種主流終端，隨時(shí)隨地訪問、查詢?cè)贫宋臋n，輕松實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公； 跨終端智能同步，各平臺(tái)文檔與云端自動(dòng)保持一致，用戶在任一設(shè)備對(duì)文檔進(jìn)行增刪或評(píng)論，都會(huì)實(shí)時(shí)更新到其他設(shè)備； 社交化分享，可隨時(shí)隨地通過郵件、短信、微博、微信等方式快速將文件分享給他人。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作 多方對(duì)同一文檔修改后，會(huì)生成多個(gè)歷史版本，可任意追溯。

用戶可通過評(píng)論功能交換協(xié)作意見，或者訂閱自己關(guān)心的文檔； 支持多組織協(xié)作、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作，以及與第三方合作伙伴臨時(shí)組建文檔共享空間，快速分享文檔、協(xié)同辦公，提高工作效率； 發(fā)起文檔流程，審批或會(huì)簽一份文檔/圖紙； Outlook 延伸功能插件，幫助用戶將郵箱里的郵件、聯(lián)系人快速備份到云端。

支持200多種文件直接在線預(yù)覽/播放doc、docx、xlx、ppt、pdf、JPEG、PNG、exe等市面上主流格式預(yù)覽，無(wú)需下載到本地。

ISO文件管理 | GMP文件管理在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量和高效的企業(yè)管理是企業(yè)取得市場(chǎng)先機(jī)的關(guān)鍵。

HOLA系統(tǒng)幫助企業(yè)加快體系文檔的流程審批過程，保證文檔版本的一致性，提高文檔查詢的效率，實(shí)現(xiàn)ISO文件的全程電子化管理，為企業(yè)提高效率、節(jié)約人力成本、推進(jìn)質(zhì)量管理理念的落實(shí)。

HOLA對(duì)企業(yè)文檔進(jìn)行安全的集中管理，對(duì)質(zhì)量文件的建立、更新、審批、會(huì)簽、回收、借閱和下發(fā)過程進(jìn)行控制，就文件更新、審批、待辦任務(wù)發(fā)送通知，督促辦理，加快事務(wù)處理進(jìn)程；HOLA可以自動(dòng)生成文檔編號(hào)，確保員工訪問文檔的最新版本，同時(shí)保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志；HOLA強(qiáng)大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號(hào)、版次等多維度查詢，支持文件內(nèi)容搜索，記錄文檔引用關(guān)系和提供紙質(zhì)文檔電子化管理。

制訂、修訂、取號(hào)多人協(xié)作制訂、修訂文檔，通過任務(wù)推送，主動(dòng)通知責(zé)任人。

支持文檔的多版本管理。

支持調(diào)取模板創(chuàng)建文檔，支持在線編輯文檔。

系統(tǒng)能夠依照規(guī)則自動(dòng)生成文檔編號(hào)，并將編號(hào)自動(dòng)添加到文檔。

會(huì)簽、審批多部門評(píng)審文檔修編意見，會(huì)簽文檔新編、修訂內(nèi)容。

修訂好的文檔按照文檔管理辦法進(jìn)行逐級(jí)審批，流程中發(fā)送通知給審批責(zé)任人，發(fā)起人可查詢審批進(jìn)度。

文件分發(fā)支持電子文件分發(fā)和紙質(zhì)文件分發(fā)管理。

依照權(quán)限逐級(jí)分發(fā)電子文件，自動(dòng)通知到人，并保留分發(fā)和學(xué)習(xí)記錄。

可以控制紙質(zhì)文件的打印份數(shù)，制定分發(fā)、回收任務(wù)，記錄分發(fā)情況。

培訓(xùn)系統(tǒng)記錄在線學(xué)習(xí)、培訓(xùn)情況，提供分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，監(jiān)督員工在規(guī)定時(shí)間完成學(xué)習(xí)。

通知發(fā)布各種通知：修訂文件、新版本發(fā)布、培訓(xùn)通知等。

通知方式多樣：郵件、短信、RTX、企業(yè)微信等。

搜索對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行模糊檢索、全文檢索，及索引卡檢索，檢索的內(nèi)容可以是發(fā)布時(shí)間、審批人、文件版本、文件標(biāo)題和正文。

為了保障安全，搜索被限制在用戶權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行。

紙質(zhì)文檔電子化將紙質(zhì)文檔掃描、OCR，并按照一定規(guī)范存儲(chǔ)到文件系統(tǒng)中。

統(tǒng)計(jì)提供文檔量、分布情況、新發(fā)布文檔的統(tǒng)計(jì)；提供權(quán)限報(bào)告、手冊(cè)使用情況報(bào)告等。

靈活、強(qiáng)大、易管理的安全特性HOLA企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)采用了當(dāng)今最高端的安全技術(shù)為企業(yè)保護(hù)其知識(shí)資產(chǎn)。

HOLA系統(tǒng)在系統(tǒng)層、網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層，及應(yīng)用層（文檔/工作流/流程）提供多級(jí)安全控制措施。

用戶權(quán)限設(shè)置支持非專業(yè)人員的管理員權(quán)限，不再由系統(tǒng)管理員進(jìn)行集中的權(quán)限管理，避免過多的高級(jí)權(quán)限賦予IT人員。

HOLA支持為各個(gè)組織、項(xiàng)目指派管理人員，委托他們進(jìn)行管理。

這大大優(yōu)化了系統(tǒng)管理的可操作性。

管理員端登陸界面只能對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行配置、增減用戶、功能設(shè)置，但是沒有文檔訪問的權(quán)限。

細(xì)粒度的文檔訪問控制HOLA系統(tǒng)可以控制所有的對(duì)于文檔的操作權(quán)限，可針對(duì)文檔柜、文件夾、甚至單個(gè)文檔分配權(quán)限；可為其設(shè)置不同的安全級(jí)別，例如：上傳、下載、閱讀、打印、修改、版本增加、移動(dòng)、刪除以及匿名訪問等等。

可按照公司的組織結(jié)構(gòu)，為用戶分組，成組分配權(quán)限，簡(jiǎn)化權(quán)限的分配和管理。

系統(tǒng)也支持直接針對(duì)個(gè)人授權(quán)。

操作追溯 – 完整文檔訪問日志HOLA自動(dòng)記錄完整的審計(jì)線索歷史，隨時(shí)記錄系統(tǒng)中每個(gè)用戶進(jìn)行的所有操作，包括操作者、操作日期及時(shí)間以及操作行為。

防打印、防下載、防拷貝 – 文檔播放器通過使用HOLA文檔播放器可禁止用戶下載、編輯、打印、拷貝文檔。

由于用戶通過HOLA文檔播放器訪問文檔，而不是客戶端應(yīng)用軟件，從而避免受保護(hù)的信息意外遺留在客戶端設(shè)備上，控制企業(yè)秘密文檔的擴(kuò)散。

Viewer 支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。

CURL – 安全鏈接獨(dú)有的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容定位標(biāo)識(shí)（CURL）技術(shù)，文檔可通過系統(tǒng)生成的唯一URL方式訪問，客戶只需簡(jiǎn)單點(diǎn)擊CURL鏈接，即可訪問文檔。

唯一URL可被嵌入某一郵件、表格或其他外部對(duì)象。

可以有效地減少網(wǎng)絡(luò)上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

并不需要一層一層打開文件夾目錄。

既避免了尋找文件夾下面文檔的麻煩，又在安全性能上面得到了保障。

因?yàn)闊o(wú)法看見文件夾結(jié)構(gòu)，從而避免了該文件夾中其余文檔外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

而且CURL鏈接是通過加密算法發(fā)出，客戶無(wú)法通過收到的CURL鏈接逆推出文件夾中其他文件位置，從而也不可能訪問文件夾中其他文件。

集團(tuán)與分公司與合作伙伴協(xié)作區(qū)分隔離支持多工作區(qū)模式，對(duì)使用者的操作范圍、使用功能、數(shù)據(jù)查詢進(jìn)行完全隔離。

防黑客攻擊 – 數(shù)據(jù)傳輸加密HOLA系統(tǒng)可以提供基于SSL的信道加密措施，SSL采用128位加密算法，使網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒆兂擅芪模@樣，即使信息被截獲，按照現(xiàn)在的技術(shù)也很難被破譯。

防災(zāi)難性數(shù)據(jù)丟失 – 服務(wù)器備份HOLA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和文檔可以進(jìn)行定期定時(shí)的自動(dòng)備份，備份可以是在單一的服務(wù)器上的不同硬盤之間備份，也可以在網(wǎng)絡(luò)上的不同服務(wù)器之間備份。

防錯(cuò)誤刪除 – 回收站機(jī)制HOLA系統(tǒng)提供回收站機(jī)制，任何文檔，郵件或其它信息被刪除的時(shí)候都首先進(jìn)入回收站中，直到清空回收站時(shí)才真正被刪除，有效減少由于用戶誤操作造成的信息損失。

數(shù)據(jù)完整性 – 文檔版本管理所有文檔階段性的歷史版本都將存檔起來，供將來查閱。

HOLA支持高級(jí)的版本管理功能，包括版本回滾、文檔同步等功能。